Todo assessor que já acompanhou um cliente do interesse inicial à concretização da arrematação sabe: a gestão de clientes em leilão pode ser uma aventura cheia de detalhes e pegadinhas. Às vezes, pequenos erros custam oportunidades grandiosas. Quem nunca perdeu um prazo porque esqueceu de atualizar uma célula na planilha?
Neste artigo, vamos conversar sobre as diferenças entre usar planilhas tradicionais e plataformas específicas para a gestão de clientes e status de arremates em leilão. Vou compartilhar experiências reais e mostrar como ferramentas modernas, como o Marteleiro, podem transformar a rotina – e, talvez, até a sua relação com o trabalho.
Por que muitos assessores ainda usam planilhas?
Em 2024, ainda é fácil encontrar assessores que controlam toda sua carteira de clientes em planilhas. Por mais que existam muitas opções de sistemas, o Excel ou Google Sheets acabam sendo o caminho óbvio para vários profissionais, seja por costume ou por praticidade aparente.
Planilha é igual caderno antigo: está sempre por perto, mas fácil de perder informações.
Segundo uma pesquisa da Flash, cerca de 48% das empresas brasileiras ainda usam planilhas no dia a dia, mesmo entre aquelas com mais de mil funcionários, atingindo áreas críticas como performance, folha de pagamento e até organogramas (conforme estudo citado).
Quem nunca ficou horas tentando achar uma linha esquecida ou abrir vários arquivos na busca por algum dado? O problema é que, no mundo dos leilões imobiliários, informação desatualizada custa caro – e nem estou exagerando.
Os principais desafios de usar planilhas no acompanhamento de clientes
Planilhas são flexíveis, claro. Você pode criar colunas, colorir linhas, montar fórmulas e achar que está no controle. Mas, o volume de informações cresce, a operação fica mais complexa e alguns problemas viram rotina:
- Facilidade de acesso ruim: arquivos em versões diferentes, dificultando a colaboração entre equipes ou sócios.
- Controle de histórico limitado: difícil rastrear quem alterou o quê, quando e por qual motivo.
- Notificações ausentes: datas críticas dependem de lembretes manuais. O risco de esquecer um lance ou perder um convite de leilão cresce demais.
- Segurança questionável: dados confidenciais acabam expostos, e arquivos circulam por e-mails e mensagens, tornando tudo ainda mais vulnerável (conforme post sobre riscos).
Além disso, erros humanos simples (como excluir uma linha sem querer ou esquecer de salvar) podem complicar a gestão, causando retrabalhos e até perdas financeiras, conforme análise publicada sobre o tema (confira o artigo).
Quando as planilhas começam a atrapalhar mais do que ajudam
Talvez no início da carreira as planilhas façam sentido: poucos clientes, pouco histórico, poucos imóveis para acompanhar. Mas, conforme os negócios crescem, o que antes era simples torna-se um desafio. Observe:
- Armazenamento ilimitado deixa de ser algo real: planilhas muito grandes travam, corrompem e, por vezes, até quebram.
- Compartilhamento descontrolado: quantas versões do mesmo arquivo você já viu circulando no seu WhatsApp?
- Informação dispersa: além da planilha, o assessor depende de e-mails, calendários pessoais e grupos de mensagens. Fácil se perder, admitir isso é quase um alívio.
Já pensei (e ouvi de colegas): “basta organizar melhor, criar abas novas...” Só que, na prática, o tempo gasto controlando a planilha poderia estar sendo usado para encontrar um imóvel interessante, analisar editais ou auxiliar melhor o próprio cliente.
O papel das plataformas específicas
As plataformas específicas, ao contrário das planilhas, surgem justamente para resolver essas dores. Elas organizam informações, automatizam tarefas e tornam a gestão de clientes muito mais intuitiva.
No Marteleiro, por exemplo, foi pensando na rotina real dos assessores: já imaginou receber alertas automáticos sempre que uma oportunidade parecida com a sua lista de desejos surge? Ou poder concentrar todo o histórico do cliente em um único lugar, conectado com o status de cada arremate, documentos, dados de contato e prazos?
Veja alguns dos recursos oferecidos por plataformas de gestão focadas em leilão imobiliário (como Marteleiro):
- Busca avançada de imóveis, filtrando por modalidade, valor, localização, status de ocupação e muito mais.
- Alertas personalizados: notificações automáticas para novas oportunidades alinhadas ao perfil do cliente.
- Centralização do histórico: todas as interações, tarefas e documentos salvos, com trilha de auditoria e organização visual.
- Resumo de editais: eliminação de tempo gasto para ler documentos extensos, pois o sistema interpreta e resume para o assessor.
- Calculadora de rentabilidade: simulação rápida de retorno do investimento, considerando custos e cenários variados.
- Favoritos organizados por estágio: cada cliente vê os imóveis classificados conforme o andamento (em análise, com proposta, aguardando leilão, etc.).
- Segurança de dados: informações criptografadas, backup automático e conformidade com LGPD, reduzindo riscos de vazamento.
As próprias plataformas concorrentes oferecem parte dessas funções, claro. Mas, o ponto fraco geralmente está no grau de customização ao mercado de leilões e na interface, que nem sempre é amigável. O Marteleiro se destaca por integrar todas essas soluções num só lugar, e com suporte direto de especialistas do setor imobiliário.
O impacto prático no dia a dia
Faça um teste mental rápido. Imagine o seguinte cenário:
Seu cliente te pede em cinco minutos uma lista das oportunidades que atendem aos critérios dele. Você consegue?
Na planilha, talvez leve meia hora. Em uma plataforma como o Marteleiro, basta buscar no filtro salvo e enviar – pode até colocar o cliente para receber notificações automáticas, se desejar.
Outra situação: a empresa precisa, de surpresa, de um relatório completo sobre o status dos arremates do mês e histórico de negociações. Com planilhas, o retrabalho e a checagem são inevitáveis. Em plataformas, dois cliques resolvem.
Outro ponto que não sai da cabeça de ninguém: a privacidade e a proteção dos dados. Empresas grandes, com equipes múltiplas, vivem preocupadas com compliance e adequação à LGPD. Planilhas circulando pelo e-mail e WhatsApp não resistem a uma análise mais séria quanto ao sigilo dos dados. Plataformas dedicadas, como é o caso do Marteleiro, investem em criptografia, autenticação e rastreamento de acessos.
Mudança de mentalidade e atualização profissional
Não se engane, o mundo dos leilões é feito de detalhes – e tempo é, de fato, dinheiro. Talvez, migrar de uma gestão por planilhas para uma plataforma pareça um passo grande, cheio de dúvidas e receios. Mas, aos poucos, cada minuto ganho, cada falta de erro manual, cada cliente satisfeito com rapidez faz diferença no bolso e na credibilidade.
Mais do que investir em software, trata-se de investir em você mesmo: menos tempo perdido, menos sustos e mais inteligência aplicada à tomada de decisão. O Marteleiro surgiu justamente dessa experiência prática, reunindo o que há de melhor para quem quer crescer nesse mercado sem abrir mão da segurança e clareza.
Experimentar uma plataforma é, talvez, a decisão que você precisava para destravar resultados.
Conclusão
Em resumo: planilhas ainda fazem parte da rotina de muitos assessores – mas, ao comparar perdas, riscos e retrabalhos com a tranquilidade e a qualidade das plataformas específicas para gestão em leilão, a escolha começa a se tornar óbvia. No fim, a decisão entre planilha e plataforma é muito mais sobre como você quer viver sua rotina profissional e sobre o tipo de serviço que deseja entregar para seu cliente.
Quem inova na gestão, colhe negócios melhores.
Se você sente que já passou do ponto de confiar na planilha, a hora de conhecer o Marteleiro é agora. Sua tomada de decisão, a experiência do seu cliente e os próximos arremates podem agradecer. Faça um teste gratuito, veja como nosso ecossistema pode transformar seu dia a dia e, se gostar, seja bem-vindo à nova era do investimento em imóveis de leilão.
Perguntas frequentes
O que é gestão de clientes em leilão?
Gestão de clientes em leilão consiste em organizar e acompanhar todo o relacionamento com interessados e compradores de imóveis em leilão, desde o primeiro contato até o pós-venda. Inclui controle de andamento dos processos, prazos, documentos, oportunidades e troca de informações entre assessor e cliente, buscando sempre garantir um atendimento ágil, seguro e transparente.
Planilhas funcionam bem para leilões?
Planilhas podem funcionar para um número pequeno de clientes e operações menos complexas. No entanto, quando o volume de imóveis cresce, ou quando há necessidade de histórico detalhado, alertas automáticos, segurança da informação e colaboração, começam a trazer mais problemas do que soluções. Além disso, planilhas estão sujeitas a erros manuais e riscos de vazamento ou perda de dados.
Plataformas específicas valem o investimento?
Sim. Plataformas de gestão para leilão foram criadas para resolver dores reais do assessor e proporcionar organização, rapidez, integração, segurança e conforto. O investimento se paga com o tempo economizado, redução de retrabalho e aumento na satisfação do cliente. Além disso, plataformas como o Marteleiro trazem funções exclusivas, como simulação de rentabilidade automática e gestão de favoritos por estágio.
Quais os benefícios das plataformas para leilão?
- Acesso rápido e centralizado ao histórico do cliente e imóveis.
- Alertas automáticos para novas oportunidades dentro do perfil.
- Resumo de editais e apoio na análise rápida das oportunidades.
- Simulação visual de retorno financeiro.
- Segurança avançada dos dados e adequação à LGPD.
- Interface fácil e suporte de especialistas.
Como escolher entre planilha e plataforma?
Considere fatores como volume de clientes, necessidade de histórico detalhado, exigência de segurança dos dados e integração com outras ferramentas. Se sua rotina já é cheia de processos, prazos e informações sensíveis, a plataforma específica tende a entregar mais benefícios. Vale testar o Marteleiro gratuitamente e sentir na prática se ele se encaixa nas suas demandas antes de tomar uma decisão definitiva.
